Vilka data lagrar vi
I enlighet med GDPR samlar vi in data, och agera som s.k. Data Controller för det data som Du äger. När en individ blir medlem i vår klubb, behöver vi ha information om individens namn, personnummer, adress, telefonnummer och e-postadress, och även kontaktuppgifter för målsmann i fall det är ett barn eller anhörig i fall det är en vuxen. Dessa uppgifter är funktionellt nödvändiga för att vi ska kunna bedriva vår verksamhet, skicka infor till medlemmar, och registrera medlemmens närvarande med kommunen. Särskild hänsyn tas till de med skyddad identitet. Informationen lagras i vår medlemsregister.
Vi lagrar även bilder på våra medlemmar i fall de har gett sitt medgivande till det, vilket är frivilligt. Bilderna används alltid i ett positivt syfte, och eleven ställs i ett gott ljus, för att marknadsföra vår klubb eller att lyfta eleverna så de känner sig stolta över sina framgånger. Bilderna publiceras antingen på vår egen hemsida, i social media eller möjligtvis på nationella lägerbilder på förbundets hemsida. Observera att om en medlem inte ger sitt godkännanda till bild publicering, så kan de inte vara med på graderingsbild, vilket är oftast väldigt uppskattad av medlemmar i alla ålder, och får de att känna sig stolta över en ny grad. Tänk noga på detta innan ni tar beslut.
Vem delar vi informationen med
Vi delar information med tillhörande klubbar inom Sevnska Ju-jutsuförbundet (namn och grad i så fall) vid deltagande på regionella läger. Detta används enbart för att registrerar vem som deltar på lägern. Vi delar information–namn, adress, personnummer och grad–med det nationella förbundet, Svenska Ju-jutsuförbundet vid gradering i systemet, då vi skickar in en del av graderingskortet till förbundet som de lagrar.
Hur länge behåller vi informationen
Vi behåller den information vi behöver så länge du är medlem i klubben. Efter det kan vissa uppgifter raderas, t.ex. adress och kontaktuppgifter. Men vissa uppgifter behöver vi behålla av lagliga skäl under en viss tid. Efter den tiden har löpt ut raderas all information om Dig från vårt register.
Vilka rättigheter har ni över er data
Vi behåller den information vi behöver för att hantera Dig som medlem, medans du är kvar i vår klubb, av rent praktiska skäl: Att kunna kontakta Dig eller din anhörig/målsmann, och för att kunna registrera ert deltagande på träningspassen med kommunen. Vi behåller foto på Ni som gett medgivande medans bilderna är aktuella och Du är fortfarande medlem i klubben. Om Du väljer att sluta hos oss, kan du begära att all info om dig raderas från vårt medlemsregister, och att de bilderna vi har lagrad som inkluderar dig blir raderad (vid grupp bild kan vi sudda bort just dig). Detta gäller endast de bilderna som vi fortfarande lagrar hos oss, och inte bilder som har eventuellt publicerats på social media platformer, då vi inte har möjlighet att radera de posterna. Att radera information om Dig inkluderar inte det data som vi måste behålla av lagliga skäl. Oftast handlar det om en tidsram innan vi kan radera all data, ex. 5 år (EuroSOX).